Conflictos de Interés

Los intereses del Banco deben ser primordiales en todas las decisiones empresariales, ya que los conflictos de interés pueden perjudicar el criterio empresarial y amenazar la reputación del mismo exponiéndolo a diferentes riesgos.

Cuando se presenten conflictos de interés los Colaboradores deberán abstenerse de:

1. Participar en actividades, negocios u operaciones contrarios a la ley y de los intereses del Banco, que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o afectar el buen nombre de la Institución.
2. Realizar cualquier negocio u operación con fundamento en sentimientos de amistad o enemistad.
3. Abusar de su condición de directivo o colaborador para obtener beneficios, para sí o para terceros, relacionados con los productos o servicios que presta el Banco, ni para obtener beneficios personales de proveedores, contratistas, terceros, clientes o usuarios.
4. Participar en actividades externas que interfieran con el horario de trabajo, con su rendimiento o con el cumplimiento de sus labores, salvo autorización del Banco.

En el evento en que se presente una situación en la cual los intereses de los Colaboradores involucrados en el presente Código se enfrenten con las del Banco, en actividades personales o en el trato con terceros, ya sean proveedores, contratistas, clientes, accionistas u otros, de tal manera que se afecte la libertad e independencia en la decisión, deberá analizarse la operación con base en las normas legales que la rigen, los manuales y procedimientos establecidos por el Banco e informar al superior jerárquico antes de tomar cualquier decisión.

Uso de los Recursos del Banco

Uno de los compromisos adquiridos por los Colaboradores del Banco, es salvaguardar sus recursos y hacer uso adecuado de ellos y exclusivamente para el logro de sus fines.

Administración de los Recursos Financieros Personales

Los Colaboradores del Banco, deben administrar adecuadamente sus recursos financieros, evitando contraer compromisos y/o deudas que pongan en riesgo su reputación y conducir sus acciones según lo dispuesto en este Código, evitando conductas que den la apariencia de ser incorrectas.

Así mismo, los Colaboradores adquieren el compromiso de utilizar apropiadamente los recursos solicitados, tales como anticipos de sueldos y créditos, observando entre otros factores, el destino de los fondos solicitados y las fechas de vencimiento de los pagos.

Actividades fuera del Banco

Los Colaboradores podrán aceptar empleos o actividades, fuera del Banco, siempre que no tengan un impacto negativo sobre su actuación, que no se traslape con el horario de trabajo contraído y remunerado por el Banco o estar en conflicto con las obligaciones para con la empresa que los contrate.

Actividades Políticas

El Banco reconoce y respeta el derecho que tienen los Colaboradores para participar en actividades de carácter político. En estos casos, tales actividades deben ser legales y no deben interferir con los deberes y responsabilidades contraídos con el Banco, ni lo deben comprometer.

Relación con los Clientes

Los Colaboradores del Banco deberán abstenerse de realizar negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento que observan un comportamiento empresarial contrario a las leyes. Así mismo, deberán expresar con claridad a los clientes las condiciones de las operaciones, de tal forma que sea posible que los clientes conozcan en su integridad los productos y servicios, así como las obligaciones recíprocas que se generan en toda actividad comercial.

Las solicitudes, reclamaciones y requerimientos deberán ser atendidos de manera oportuna y precisa, conforme a la ley y a los contratos respectivos.

Relación con los Proveedores

La selección y contratación de proveedores debe fundamentarse en la gestión que asegure la transparencia y efectividad en los procesos de adquisición de productos y servicios, considerando criterios, tales como: calidad, precio, soporte, condiciones de pago, tiempo de entrega, evaluación del desempeño del proveedor y otros.

Adicionalmente se observará lo establecido en el Manual de Cumplimiento, atinente al conocimiento del proveedor, así como la contratación de servicios con terceros contenida en el Manual para la Administración del Riesgo Operacional.

Relación con los Competidores

Se mantendrá una competencia leal como elemento básico en todas las operaciones y relaciones con otros bancos e instituciones del mercado financiero de acuerdo con los principios de la sana competencia.

En ningún caso deberán hacerse comentarios que puedan afectar la imagen de los competidores o contribuir para la divulgación de rumores sobre los mismos.

Relación con Compañeros de Trabajo

Las relaciones con los compañeros de trabajo deberán enmarcarse bajo la cortesía y decoro correspondiente.

Así mismo, deberán buscar que predomine el espíritu de colaboración, trabajo en equipo, lealtad, respeto a las opiniones de los demás, -entre otros- dando estricto cumplimiento a lo estipulado en el Reglamento Interior de Trabajo del Banco, en el presente Código de Ética y a otras disposiciones afines.

Regalos, Favores y otra Cortesías

Los Colaboradores del Banco no deben dar, ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, gratificaciones, favores, donaciones, invitaciones, otras cortesías, en desarrollo de las actividades realizadas que puedan influir en sus decisiones para facilitar negocios u operaciones en beneficio propio o de terceros.

Se exceptúan los regalos o invitaciones institucionales o de publicidad que se den como parte del giro ordinario de los negocios y que tengan un objetivo comercial definido, tales como lapiceros, agendas, etc., por valores mínimos.

Soborno a Funcionarios o Empleados Públicos

Los Colaboradores del Banco tienen prohibido ofrecer o entregar dinero, regalos, gratificaciones, favores, servicios, otros a funcionarios o empleados gubernamentales.

Información Confidencial

Se entiende como Información Confidencial cualquier información o documentación proporcionada por el Banco a sus Colaboradores, incluyendo la información de sus matrices, filiales, afiliadas, subsidiarias o sucursales, siempre que la misma sea proporcionada con ocasión de la relación civil que existe entre el Banco y sus Colaboradores.

La Información Confidencial comprende de manera enunciativa más no limitativa:

1. Toda la documentación e información que una de las Partes ponga a disposición de la otra, con ocasión de la relación civil existente, y/o que se genere de la misma.
2. Cualquier información que sea divulgada por el Banco, sus trabajadores, sus matrices, subsidiarias, sucursales o afiliadas, incluyendo sin limitar, información relacionada a productos, servicios, contratos o negocios jurídicos celebrados, planes de negocios, know-how, nombres o información de los empleados, lista de clientes, estados financieros, actas del Consejo de Administración y Asamblea de Accionistas, términos y condiciones de licencias, contratos, información administrativa, formatos internos, organización corporativa e información de los clientes y proveedores del Banco.
3. La información confidencial divulgada por el Banco y/o sus empleados, sus subsidiarias, matrices, sucursales o afiliadas, incluyendo sin limitación todas las obras, procesos, hardware, software, códigos, invenciones, secretos industriales, fórmulas, ideas, diseños e investigación.
4. La Información confidencial no incluye solamente información escrita, también se entiende como aquella información transferida visualmente, electrónicamente o bajo cualquier otro medio o circunstancia, sin importar que se indique o no se indique que esa información debe ser tratada como confidencial. Se aclara que la información transferida verbalmente queda incluida dentro de esta definición.
5. Asimismo, se entenderá como información confidencial toda esa información que por su característica le signifique a cualquiera de las Partes, el obtener y mantener una ventaja competitiva y/o económica frente a terceros en la realización de actividades comerciales y respecto de la cual haya adoptado los medios o sistemas para preservar su confidencialidad y el acceso restringido a la misma.
6. Se podrá adjuntar como anexo al presente Código, documento (s) que contengan descripción sobre determinada información que en adición a lo antes indicado, los Colaboradores deberán guardar obligatoriamente la confidencialidad.
7. Queda prohibido que los Colaboradores revelen cualquier tipo de información del Banco a sus compañeros de trabajo, así como sus subordinados, a menos que exista una instrucción del Banco de que puede compartir la información.

Tratamiento de la Información Confidencial

Toda la información confidencial que sea dada por el Banco será en todo momento propiedad del mismo. El Banco en cualquier momento y por cualquier causa, podrá solicitar que el Colaborador devuelva toda documentación que contenga la información, contenida en cualquier formato, ya sea de tipo electrónico o físico. A más tardar dentro del siguiente día hábil posterior a la recepción de la notificación escrita requiriendo la información, el Colaborador devolverá toda la información originalmente entregada y destruirá todas las copias y reproducciones (tanto físicas como electrónicas, sin conservar en medio alguno copias, notas y/o resúmenes de dicha información) que se encuentren en su poder. El Banco debe proporcionar al Colaborador certificación escrita en que se declare que la información ha sido devuelta o destruida, según el caso.

1. El Colaborador, mantendrá en estricto secreto la información confidencial del Banco, se obliga a mantener la información en absoluta reserva y conservar la misma en un lugar suficientemente resguardado para garantizar que personas no autorizadas no tengan acceso a dicha información. El Colaborador no podrá divulgarla, usarla, explotarla y/o transmitirla en beneficio propio o en perjuicio del Banco. No obstante lo anterior, la información confidencial podrá usarse, explotarse y/o transmitirse única y exclusivamente cuando medie el consentimiento previo y por escrito del Banco.
2. La información confidencial que le sea proporcionada al Colaborador, incluyendo aquella información confidencial que haya sido proporcionada antes de la firma del presente Código será conservada en estricto secreto. Por lo tanto, el Banco y el Colaborador se comprometen a mantener en estricto secreto la información confidencial de la otra parte y no podrán divulgarla, usarla, explotarla y/o transmitirla sin el consentimiento previo y por escrito del Banco.
3. El Colaborador no podrá mencionar a terceros que conoce o mantiene en su poder la información confidencial, salvo que exista la autorización previa del Banco.

Lo estipulado en el presente Código, estará vigente durante el tiempo que dure la relación civil y continuará vigente de forma indefinida aún después de la terminación de la relación civil.

Excepción

El Colaborador, no estará sujeto al cumplimiento de las obligaciones establecidas en los numerales anteriores con respecto a información, que:

1. Sea de dominio público o luego de ser revelada pase a ser de dominio público, siempre y cuando esto no ocurra como consecuencia de un acto u omisión del Colaborador o siempre que no sea un acto u omisión de cualquier persona o entidad que haya tenido acceso a la información a través del Colaborador.
2. Deba revelarse de conformidad con la ley aplicable o en virtud de una orden, decreto, reglamento o norma gubernamental (siempre y cuando antes de hacer la revelación, el Colaborador haya notificado este hecho, por escrito, al Banco.
3. Exista mutuo acuerdo que conste por escrito, entre el Banco y el Colaborador para presentar la información a cualquier tercero o a cualquier ente gubernamental.

En caso que al Colaborador le fuera requerido proporcionar la información a cualquier tribunal o entidad gubernamental en cumplimiento a una orden escrita de la corte, citación, regulación o proceso legal de dicho tribunal, el Colaborador estará obligado, previo a otorgar la información, a proporcionar al Banco, la notificación escrita inmediata de dicho requerimiento. Además, el Colaborador deberá contribuir con el Banco, con el fin de proteger la información apropiadamente contra tal divulgación o de limitar la extensión de la misma. En la mayor medida legalmente permisible, el Colaborador continuará protegiendo como confidencial y privilegiada toda información que divulgare en respuesta a una orden escrita de la corte, citación, regulación o proceso legal.

Derechos de Propiedad Intelectual

Todo lo que como Colaborador cree, diseñe, desarrolle o produzca en el cumplimiento de su trabajo es propiedad exclusiva del Banco, por ejemplo: programas informáticos, instrumentos electrónicos, métodos de trabajo, formularios y evaluación de sistemas. Dado que son propiedad del Banco, los Colaboradores de la institución no pueden promoverlos ni venderlos aun cuando los hayan perfeccionado o modificado fuera de sus horas de trabajo. Si lo hiciera, estaría infringiendo leyes de Propiedad Intelectual.

Confidencialidad de las Operaciones

Los Colaboradores del Banco, deben guardar reserva sobre los hechos o informaciones de las que tengan conocimiento, sean escritas u observadas en el ejercicio de sus funciones, sin perjuicio de los deberes y responsabilidades que les correspondan, de acuerdo con el marco jurídico, manuales, reglamentos u otras disposiciones internas

Los Colaboradores no están facultados para proporcionar información relacionada con los Clientes del Banco, salvo cuando sea autorizada de forma expresa por el Cliente o solicitada por autoridad competente.

Se prohíbe a los Colaboradores, extraer y trasladar fuera del Banco, por cualquier medio la información de los clientes, salvo los casos que por razones de trabajo, sean autorizados por la Gerencia General del Banco.

Prevención del Lavado de Dinero u Otros Activos y del Financiamiento del Terrorismo

Los Colaboradores, deben asegurar el cumplimiento de la metodología para la administración de los riesgos de LD y FT, implementada por el Banco, que garantiza lo mejor posible una adecuada prevención del lavado de dinero u otros activos y del financiamiento del terrorismo, para lo cual tendrán en cuenta entre otros aspectos, los siguientes:

1. Conocimiento del Cliente, la información que se obtenga del cliente, su actividad económica, origen de los recursos que manejará dentro del Banco, así como de los productos y servicios a utilizar y los montos promedio a operar, permitirá definir su perfil transaccional.
2. Asegurar que los clientes del Banco reúnan los requisitos de calidad y carácter tales que haya siempre una integridad moral reconocida y una actividad lícita y transparente. La capacidad económica de los clientes debe ser concordante con su actividad y con los movimientos u operaciones que realicen en el Banco.
3. Cuando se conozca información sobre la actividad sospechosa de un cliente, se debe proceder según lo establecido en el Manual de Cumplimiento.
4. Anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales, considerando que es primordial generar una cultura orientada a cumplir y hacer cumplir las normas establecidas para la prevención del lavado de dinero u otros activos y del financiamiento del terrorismo
5. Conocimiento del Empleado, la identificación, conocimiento y registro de empleados del Banco, asegura el conocimiento de sus antecedentes personales, laborales y patrimoniales, lo que permitirá tener un marco referencial de su comportamiento en los campos laborales, crediticios y de integridad moral
6. Conocimiento del Proveedor, la información que se obtenga del proveedor, su actividad económica y otros aspectos importantes, posibilitarán tener un marco referencial del mismo.